Comme dans toute administration publique, il arrive bien souvent que les mairies soient bondées. Dans ce cas, la gestion des usagers devient plus complexe et on assiste à l’impatience des visiteurs. Pour remédier à ces problèmes, plusieurs solutions ont été développées et sont disponibles. Nous vous en présentons quelques-unes.
Mettre en place un outil de gestion des files d’attente
Pour mieux gérer les files d’attente dans les municipalités, il est possible d’installer dans ces lieux un système de gestion spécifique. Il permet essentiellement de faciliter l’organisation des queues à la mairie. En effet, grâce à un tel outil, les files d’attente sont désormais virtuelles et les usagers n’ont donc plus besoin de faire la queue physiquement avant d’obtenir le service qu’ils souhaitent.
Généralement doté d’un écran dynamique et interactif, un outil de gestion de file d’attente sert entre autres à délivrer automatiquement un numéro d’ordre aux visiteurs. Ils peuvent le recevoir via un SMS à leur arrivée ou au moment de la prise de rendez-vous. Il leur permet également d’avoir une idée du temps qu’il leur reste à attendre, à travers les écrans.
Pour aider les municipalités à gérer la file d’attente, et afin de réduire le temps d’attente, il est possible d’installer un système juste à l’entrée de la structure. Les visiteurs ressentent ainsi moins de frustration. De même, les employés sont plus productifs et plus efficaces.
Utiliser des bornes d’accueil
Pour une meilleure gestion des files d’attente dans les mairies, utiliser des bornes d’accueil est un excellent choix. Similaire à une tablette tactile géante montée sur pied, cet équipement peut être installé à l’entrée des mairies. Aussi connue sous le nom de borne digitale, elle dispose d’une multitude de fonctionnalités.
Principalement, elle permet d’accueillir les visiteurs et de les guider. En effet, il est fréquent que les visiteurs soient désorientés au sein des mairies en l’absence d’un personnel à l’accueil. Une borne d’accueil permet dans ce cas de leur indiquer la direction à prendre pour aller dans un service donné, en améliorant ainsi l’expérience client. Par ailleurs, la borne d’accueil peut présenter la ville aux visiteurs. Elle peut leur fournir des informations sur l’actualité de cette dernière et répondre à leurs diverses interrogations.
L’avantage majeur qui découle de l’installation d’une borne d’accueil dans les municipalités est le gain de temps et d’argent. Par ailleurs, elle participe à redorer l’image de la ville, en la rendant plus dynamique et plus moderne.
Créer un agenda partagé entre les différents services
Un agenda partagé est un outil qui peut être employé dans tout type d’entreprise et même dans les mairies. Il est créé à partir d’un logiciel qui permet de présenter et de partager les différents rendez-vous pris par les visiteurs, à tous les collaborateurs. Ainsi, il n’est plus nécessaire de consulter chaque élément du personnel, pour les informer de l’arrivée d’un visiteur.
Par ailleurs, l’agenda partagé permet d’informer tous les intervenants de la mairie de tout type d’événement comme les réunions, les déjeuners d’équipe, les rendez-vous, etc. Ainsi, il les aide à gagner du temps et à accroître leur productivité.
