Notes de frais pour les déplacements professionnels : quelles sont les règles ?

Table des matières

Si vous partez en voyage d’affaires, vous vous demandez peut-être quelles sont les règles en matière de dépenses et de notes de frais. Voici ce que vous devez savoir.

Les voyages d’affaires peuvent donner lieu à différents types de dépenses : billets d’avion, hébergement, transport, repas et frais accessoires. Chacune de ces catégories a ses propres règles et règlements en matière de remboursement par votre entreprise.

Règles applicables pour le règlement des notes de frais par l’employeur

Billets d’avion

En règle générale, votre entreprise vous remboursera le coût de votre vol aller-retour vers votre destination sous la forme de notes de frais. Si vous prenez un vol de correspondance, il se peut que vous ne soyez remboursé que pour la première étape du voyage. Il est toujours préférable de vérifier auprès de votre employeur à l’avance sur les règles spécifiques à votre entreprise.

Les mêmes règles pour les notes de frais s’appliquent si vous choisissez de voyager en train avec un billet aller-retour, avec ou sans correspondance.

Hébergement

Pour l’hébergement, vous serez généralement remboursé jusqu’à un certain montant par nuit. Nous vous conseillons de regarder les conventions collectives ou les accords d’entreprises pour connaître le montant limite des notes de frais. Dans certains cas, vous pouvez également demander une indemnité supplémentaire si vous voyagez pendant la nuit et à plus de 80 km de votre domicile. Encore une fois, il est important de vérifier auprès de votre employeur avant de voyager pour vous assurer que vous respectez toutes les réglementations nécessaires. En effet, la discussion reste la meilleure façon d’agir en matière de notes de frais.

Repas et frais accessoires

Enfin, lorsque vous êtes en déplacement professionnel, vous pouvez également avoir droit au remboursement des frais de repas et des frais accessoires engagés pendant votre voyage. Ces dépenses doivent généralement se situer dans une certaine limite quotidienne pour pouvoir être remboursées. Une fois de plus, vérifiez à l’avance auprès de votre entreprise afin de vous assurer que vous avez bien le droit d’être remboursé.

En comprenant les règles et réglementations relatives aux dépenses liées aux voyages d’affaires et diverses notes de frais, vous pouvez vous assurer que vous êtes bien préparé pour votre voyage. En étant conscient de ce qui est couvert, vous pouvez également vous épargner du temps et des tracas au cas où vous devriez faire une réclamation.

Frais d’essence

En cas de déplacement professionnel avec des frais d’essence, sachez que votre employeur doit vous rembourser les frais kilométriques liés à l’aller et au retour. Si le déplacement a été réalisé du domicile du salarié jusque chez le client, ce trajet est désormais remboursable pour ce dernier.

Déplacements professionnels en baisse avec la Covid-19

Malheureusement, avec la récente épidémie de Covid-19, de nombreuses entreprises doivent annuler ou reporter leurs voyages d’affaires. Pour les employés qui ont déjà réservé des vols et un hébergement pour un voyage qui a maintenant été annulé en raison du virus, il est important de comprendre vos droits concernant le remboursement par votre employeur de vos frais de transport.

Certaines entreprises peuvent proposer des arrangements de voyage alternatifs ou des remboursements pour les voyages annulés, tandis que d’autres peuvent seulement offrir un crédit pour un futur voyage d’affaires. Vérifiez à l’avance auprès de votre entreprise quelles sont les options qui s’offrent à vous au cas où votre voyage devrait être reporté ou annulé. Quelle que soit la situation, il est important de communiquer ouvertement et régulièrement avec votre employeur pendant que nous traversons ensemble cette période difficile.

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Economies pour les grands groupes

En l’absence de déplacements professionnels pour les années 2020 et 2021, la plupart des grands groupes industriels ont fait état de bilans très favorables avec des coûts très réduits, compte tenu de l’absence de déplacements physiques (des visites commerciales, comme des déplacements à des congés).

Le groupe Cartier (joaillier suisse) fait partie des rares grandes entreprises à avoir fait état publiquement des économies réalisées : elles se comptent en millions d’euros. Et elles ont surpris de nombreux observateurs économiques ! A voir comment ce type de dépenses évolue en 2022 avec la fin progressive du distanciel.

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